Comprendre, utiliser et mettre en œuvre la matrice d’Eisenhower
Optimisez votre gestion du temps et gagnez en productivité grâce à la matrice d’Eisenhower. Que vous soyez manager cherchant à maîtriser votre emploi du temps ou blogueur souhaitant optimiser vos activités, cet outil méthodique est là pour vous aider.
Le principe de Dwight David Eisenhower (ou encore doctrine d’Einsenhower et matrice d’Eisenhower). repose sur le principe de hiérarchisation des tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. En l’utilisant, vous pourrez efficacement prioriser vos projets et vos équipes, tout en gagnant du temps précieux dans votre quotidien.
Découvrez la doctrine d’Eisenhower et sa matrice, et appliquez ce principe tant dans la gestion de votre blog que dans vos autres activités professionnelles ou personnelles. Vous serez en mesure d’optimiser votre emploi du temps et d’atteindre vos objectifs de manière plus efficiente.
Table des matières :
Qui est D.D.Eisenhower ?
D.D. Eisenhower est l’abréviation couramment utilisée pour Dwight David Eisenhower. Il était un militaire et homme d’État américain. Né le 14 octobre 1890 au Texas, il a occupé plusieurs postes importants tout au long de sa carrière, notamment en tant que général de l’armée américaine pendant la Seconde Guerre mondiale et en tant que 34e président des États-Unis de 1953 à 1961.
Eisenhower est connu pour son leadership et ses compétences en matière de gestion, en particulier dans le domaine militaire. Il a développé une approche de prise de décision et de gestion des priorités qui est connue sous le nom de « doctrine d’Eisenhower » ou « matrice d’Eisenhower ». Cette méthode de gestion des tâches et de hiérarchisation des priorités a été largement adoptée dans différents domaines pour améliorer la productivité et l’efficacité.
Le principe ou matrice d’Eisenhower
Le principe ou matrice d’Eisenhower est une méthode (ou outil) de gestion des priorités des urgences par classification et appréciation. S’en suit alors la planification des activités ainsi que leur délégation à d’autres.
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
On tiendra compte dans ces choix de ses compétences, du temps disponible et de la pression extérieure liés aux demandes.
Différencier l’urgence de l’importance :
➜ L’urgence nécessite une action immédiate et négliger cette action peut entraîner des conséquences directes.
➜ L’importance se réfère aux tâches qui créent de la valeur ajoutée et contribuent à la réalisation d’un objectif.
Les bases de la matrice d’Eisenhower
Afin de pouvoir mettre en place cette matrice, quelques points sont à préparer avant tout chose :
- lister les demandes et les tâches à planifier par cette méthode,
- lister les personnes travaillant sur le projet ou les services auxquels vous pouvez déléguer,
- lister vos outils, vos abonnements à des services et vos compétences en relation avec le projet,
- identifier les zones de temps disponibles (soirée, week-end, temps dans les transports ou toute la journée, en prenant en compte vos pauses, vos horaires de travail, de déplacement, etc.) ceci de manière journalière, hebdomadaire et mensuelle.
Une fois ce travail réalisé, celui-ci pourra vous resservir par la suite. En effet ces données ne devraient pas varier (sauf le premier point) d’une semaine à l’autre. La création d’un planning hebdomadaire étant une bonne manière de travailler à court terme en association de projets à long terme qu’il vous sera facile de découper en étapes.
Le modèle de la matrice d’Eisenhower
A : Tâches importantes et urgentes. A traiter en priorité. A faire soi-même.
B : Tâches non urgentes mais importantes. A traiter rapidement. Peuvent être déléguées.
C : Tâches urgentes mais moins importantes. Peuvent attendre. Peuvent être déléguées.
D : Tâches inutiles. A jeter, elles ne seront jamais traitées.
Votre boulot consiste maintenant à classer les demandes et les tâches listées en 1/ dans les diverses catégories de la matrice d’Eisenhower.
Création d’un planning hebdomadaire
Maintenant que vous connaissez vos urgences et importances, il vous suffit de les partager dans votre planning et déléguer ce que vous pouvez à votre entourage professionnel ou aux services (gratuits ou payants) auxquels vous êtes souscrits (d’où l’importance d’avoir établis en 3/ vos outils et services).
Pour chaque tâche, associez-y le temps apprécié de travail. Modifier journalièrement votre planning au besoin et en fonction des nouvelles tâches qui pourraient s’y greffées.
En complément de la méthode POMODORO, vous avez déjà quelques billes en main pour gérer votre temps de la meilleure manière possible.
Dans le cadre de la gestion de la vie courante, un planning familial peut très bien suivre ce principe.
Les « moins » de la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion des tâches efficace, mais il présente également quelques désavantages potentiels. Voici quelques points à prendre en compte :
Simplification excessive
La matrice d’Eisenhower classe les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, ce qui peut conduire à une simplification excessive de la réalité. Certaines tâches peuvent être plus complexes et nécessiter une évaluation plus approfondie que celle fournie par la matrice.
Focus sur le court terme
En se concentrant sur l’urgence immédiate et l’importance à court terme, il est possible de négliger des tâches ou des objectifs de plus long terme. Cela peut entraîner une vision limitée et une planification insuffisante pour des projets ou des objectifs à plus longue échéance.
Ignorance de la valeur subjective
La matrice d’Eisenhower ne prend pas en compte la valeur subjective des tâches pour chaque individu. Ce qui est considéré comme important ou urgent peut varier d’une personne à l’autre en fonction de ses objectifs, de ses valeurs et de ses priorités personnelles.
Surcharge de tâches urgentes
En se focalisant principalement sur les tâches urgentes, il est possible de se retrouver dans un état constant de réactivité, en étant constamment submergé par des tâches pressantes. Cela peut entraîner une augmentation du stress et une diminution de la capacité à se concentrer sur des tâches importantes à plus long terme.
Risque de procrastination
En classant les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, il peut être tentant de repousser les tâches importantes qui ne sont pas urgentes. Cela peut entraîner une accumulation de tâches importantes et un stress accru à mesure que leur échéance approche.
Il est important de comprendre ces désavantages et de les prendre en considération lors de l’utilisation de la matrice d’Eisenhower. Elle peut être un outil utile, mais il est également important de l’adapter en fonction de vos besoins et de faire preuve de discernement dans sa mise en pratique.
Crédit image : Bing Image creator, pexels.com et depositphotos
Cet outil est aussi longuement décrit dans le livre « les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent ».
Un point important mais que tu sembles ne pas mentionner : il est important de se concentrer sur la case B. D’habitude, on a tendance à traiter tout ce qui est urgent d’abord, ce qui nous laisse peu de temps pour le reste.
Mais comme le temps passe les problèmes de B passeront dans A et au final on sera toujours en train de régler des choses urgentes sans pouvoir planifier à plus long terme.
L’idée serait donc de se concentrer sur la case B afin de s’occuper des problèmes de B avant qu’ils ne deviennent urgent, en déléguant ou négligeant tout ce qui est non-important.
Je connais cette matrice de longue date puisque je l’ai vu dans mes études de gestion de projet et appliqué dans ma vie professionnelle. Le « pire » de cette méthode : trouver des gens qualifiées à qui déléguer…vous choisissez la mauvaise personne et le boulot vous revient et parfois vous mettez du temps à corriger ce qu’a fait la personne avant de faire correctement la tâche (situation vécue, heureusement que j’étais célibataire à l’époque lol)
Ha ça me rapelle « the 7 habits » mentionnées par Fnor. En fait je ne savais pas qui était à l’origine de cette matrice, c’est bien donc le président Eisenhower.
En tout cas depuis que je connais cette matrice, je ne cesse de l’appliquer au travail, mais effectivement ce serait bien de l’appliquer aussi sur le blogging si on veut y percer.
Merci PapaBlogueur pour ces infos toujours très utiles.
Merci pour ce très bon article. Cette méthode est vraiment pas mal.
Pour gagner du temps et mieux m’organiser notamment en réunion j’utilise mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement) . Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy » qui s’inspire de la méthode Eisenhower.C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable. Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail.
http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/
je voudrais un planning du mois de decembre a fin janvier par le princime d’esenhower .
un planning de 23 decembre 2012 a 19h 13 min
j’applique régulièrement cette technique pour organiser mes journées dans les chambres d’hôtes, si je ne fais pas cela je suis débordé rapidement. maintenant j’ai aussi une autre solution pour les journée calme, le slowtime, et puis tant pis pour ce qui n’est pas fait ce jour au moins j’aurai profité de la journée.
bon ça me semble bien tout ça ! je suis directrice adjointe et j’ai pourtant l’habitude de déléguer à mon travail mais sur mon blog hum je viens déja d’embaucher une illustratrice pour refaire le design de mon blog et son intégration , avant je bidouillais maintenant je n’ai plus le temps!
par contre pour tous ce qui est concours et articles sponsorisés j’ai beaucoup de mal! pourquoi parce que j’ai un blog green et tout ce que me l’on donne ou propose je l’épluche et j’éssorts toute la moelle! du coup je reçois peut-être moins de propositions que les autres et j’y passe beaucoup de temps aussi , malheureusement pour mon sommeil 🙁 bravo pour cette idée des 5 conseils je vais en prendre de la graine 🙂 bonne continutation
Bonjour;)
ton article ayant été ‘copié’ ou ‘plagié’ comme tu veux par un site plus que douteux, je te conseille vivement d’essayer de contacter le webmaster concerné et si aucune réaction d’agir en conséquences auprès des services de Google.
bon courage.
oui c’est (enfin) réglé, merci pour le message
Salut Papa Blogueur !
Merci pour cet article qui me rappelle à quel point ce concept est important dans la gestion efficace de mes tâches au quotidien depuis un bon moment déjà. En fait, cela fait maintenant plusieurs mois que j’ai greffé le principe de gestion de son temps proposé par Eisenhower à mon système Getting Things Done (déjà bien rodé).
Mon système Getting Things Done est fait avec Evernote, puis je n’ai eu qu’à rajouter des libellés URGENT / NON-URGENT / IMPORTANT / NON-IMPORTANT sur ces notes Evernote, en fonction de cette méthode. Ensuite, une petite recherche enregistrée sur les 4 combinaisons possibles et hop, dans les raccourcis !
Le matin, je clique sur ma recherche enregistrée « Important + Urgent » pour voir rapidement mes tâches à gérer en priorité #1 dans ma journée puis, dans l’après-midi, je travaille sur mes tâches de type Important + Non-Urgent en cliquant simplement sur cette recherche enregistrée (la requête est simplement « tag:IMPORTANT tag:NON-URGENT » (sans les guillemets)).
Cette classification m’a conscientiser à voir tout ce que j’ai d’important et de non-urgent, soit les tâches qui nous font le plus avancer.
Également, une des forces de cette méthode est assurément pour les tâches de type URGENTES et IMPORTANTES. Une fois clairement identifiées, on sait clairement ce qu’on doit faire en PREMIER. Une fois les tâches importantes et urgentes faites, on sent une quantité énorme d’énergie se libérer, accompagnée d’une belle vague de motivation à poursuivre sur notre lancée (soit les tâches Importantes et Non-urgentes).
Merci pour cet article et pour ton blogue super !
Au plaisir de se recroiser,
CC
pas de soucis, on peut l’appliquer aussi au quotidien familial mais il ne faut pas que se fier à cette méthode